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応募書類の書き方編 採用のTIPS

仕事の探し方 ー 応募書類の書き方編 ー

前回『仕事の探し方-自分自身を知る編-』をお送りしました。
今回は、興味のある求人広告に応募する場合には応募書類を作成する必要がありますよね。
その応募書類の書き方について説明していきます。

  • 応募書類の役割
  • 添え状の書き方
  • 履歴書の書き方
  • 職務経歴書の書き方

応募書類の役割

応募書類の目的は『面接の機会を得ること』です。
募集している雇用形態によっては電話してすぐに面接に来てほしいといわれるケースもありますが、正社員募集の場合や多数の応募者がいる人気求人の場合は書類選考通過後に面接という流れが多いです。つまり書類選考を通過しなければ面接の機会が得られないということです。
いかに人事採用担当者に『会ってもっとお話しを聞いてみたい』と思わせるかが鍵となります。
採用側は、【職務を責任もって進められ成果を出せる人】を求めています。
職務をこなせるスキル、継続して働ける環境と意思をアピールすることが重要となります。そのアピールする書類が『履歴書』『職務経歴書』であり、その後面接によって記載内容と直接の会話で整合性及び裏付けを図られることとなります。
そのため履歴書及び職務経歴書は『能力』と『職業資質』を経験と実績をもって示さなければならないのです。
中途採用の場合、多くの企業は即戦力を求めています。企業のニーズに合う能力と問題可決力のある人材という印象を与える履歴書及び職務経歴書は、前向きに検討されるはずです。

応募書類の種類

<添え状>
書類送付の目的や同封物を知らせる

<履歴書>
一般的に顔写真を貼付け最終学歴、職歴、保有資格等を時系列に記載する

<職務経歴書>
中途採用において最も重要視される書類。経験実績を詳細に記載し強みを表現する

添え状の書き方

添え状とは、履歴書と職務経歴書に添付するもので、挨拶と自己PRを兼ねた文書です。

作成のポイント

  • 用紙サイズはA4サイズを使用する
  • 他の書類と別々に見られたとしても誰の書類かわかるように氏名・住所・連絡先を明記する
  • 宛名、住所は略すことなく正式な名称を記載する。
  • ビジネス文書の形式で作成する(拝啓~敬具)

本文の構成

  • 書き出し 
    あいさつ文の後に応募に至った経緯や見た求人媒体を記入
  • 自己PRと志望動機 
    自分が企業の力になれること、この求人を強く希望する理由を記入
  • 面接の依頼 
    同封書類の名称と、面接の希望を記入

ハローワークインターネットサービスにて送付状の作成方法を詳細に説明していますのでこちらも参考にしてみてくださいね。

参考:ハローワークインターネットサービス 送付状

ouboshorui_pamphlet_03_202105.pdf (mhlw.go.jp)

履歴書の書き方

履歴書は会社が保管する公式な文書ですので見やすく正確にすべての項目に記入する必要があります。
履歴書に不備があると悪い印象を与えてしまいます。
履歴書作成の際には以下に注意しましょう

  • 誤字、脱字が無いようにする
  • 文字はバランスに注意し見やすくする
  • 写真は直近の者を使用し枠に合わせきれいに貼り付ける
  • 学歴は中学から記入し、高校や大学は学部学科専攻も記入する
  • 退職理由は前向きな内容で記入する
  • 免許資格は勉強中のものを記入しても良い
  • 趣味、特技、スポーツなどは自身の長所をアピールするものとする
  • 志望動機は経験と結びつけ、未経験の場合は企業の特色と意欲や興味を結びつける

ハローワークインターネットサービスにて履歴書の作成方法を詳細に説明していますのでこちらも参考にしてみてくださいね。

参考:ハローワークインターネットサービス 履歴書

ouboshorui_pamphlet_01_202105.pdf (mhlw.go.jp)

職務経歴書の書き方

職務経歴書は経験と実績を明らかにし、知識とスキルをアピールするものです。採用担当者は応募者が今迄何をしてきて、何ができるかを職務経歴書を通じて判断します。
職務経歴書は他の応募書類と比べて他の応募者と大きな差が出るものであり合否にかかわる重要な書類です。

略歴(職歴の要約)

職務経歴書で最も大切なのが略歴(職歴の要約)です。略歴は詳しい経歴を読ませるための見出し文であり、ここで採用担当者に関心をもってもらう必要があります。求人のニーズに合致した能力が記述してあればその職務経歴書は最後まで目を通してもらえ面接の候補とし検討されるでしょう。略歴は200~300文字程度でまとめましょう。

職歴

略歴に続き職歴を記述します。職歴の記述には3つのパターンがあります。
①年代式職歴記述
初めての仕事から現在まで年代順に記述していく方式です。職務経験や役職が積みあがる経緯が年代順にわかり職歴が短い・転職歴が少ない人に適しています。
②逆年代式職歴記述
現在から過去に遡って記述する方式です。中途採用の場合は企業は即戦力を求めますので最近の職務経験を強調するのに適しています。
③職能別職歴記述
時系列にこだわることなく、それぞれの職務における経験と業績を記述する方式です。転職歴の多い人や専門性の高い職務経歴の多い人に適しています。何ができて何がしたいのかを明確に伝えることができます。

職歴は具体的に記述します。
成績、達成事項、結果などはできるだけ数値として表しましょう。
ー 数値のキーワード ー
売上、利益、シェア、前年対比、単価、実施期間、納期、コスト、費用、工数、人数、件数、比率、効率

趣味、特技、免許、資格は職務に関連するものを強調しましょう。明確な資格でなくても使用可能なアプリケーションや、言語、タイピングレベル、TOEIC等職務に関連しそうなものは習熟の程度も含め記入しておきましょう。

海外渡航歴・研修受講歴・表彰・社会活動歴などはセールスポイントです、様々な活動や経験は多彩な能力や人脈の多さを印象づけることができます。

職歴を前向きに伝えるため、積極的、活動的な語句を活用し具体的な表現になるように工夫しましょう

職務経歴書作成のポイント

職務経歴書は経験、実績を表現し実際に成果をあげることができる人材として採用担当者に印象付けるものです。個性や強みを表すように工夫しましょう。

  • 経験は対応可能な業務範囲を表します
  • 実績は実務能力を表します
  • 役職は信頼度を表します
  • 部下の数はマネジメント能力を表します
  • 企画・計画・実行はリーダーシップ及び調整能力を表します
  • 職務改善は問題解決能力を表します

活用できる語句の例

文末の動詞

達成した 増加させた 創設した 貢献した 削減した 改訂した 可能にした 向上させた 短縮させた 開催した 減少させた 取得した 実施した 開発した 構築した 新設した 完成させた 成功した 制度化した

積極的・活動的な語句

効率的 効果的 洗練 有益 積極的 設計 開発 調査 専門家 参加 指導 管理 経営 指示 監督 自主的 創造 組織化 仕組化 教育 訓練 遂行 分析 改善 雇用 拡張 達成

人物特性を表す語句

明朗 社交的 大胆 直 柔軟 冷静 謙虚 緻密 誠実 探求心 楽観的 気が利く 繊細 独創的 やさしい ものおじしない 勤勉 凝り性 几帳面 慎重 話をよく聞く 礼儀正しい 視野がひろい 教養が深い 感受性豊か 面倒見がよい 人付き合いがよい 忍耐強い 積極的 一生懸命 精力的 熱心 のみこみが早い 献身的 タフ 創造的 粘り強い 好奇心旺盛 人に好かれる 感情豊か 趣味が広い 負けず嫌い ユーモアがある 能弁 理性的 押しが強い 感が鋭い 真面目 深慮遠謀 勝負強い 堅実 はっきり言う 完全主義 分析的 革新的 挑戦的 徹底的 偏見がない

ハローワークインターネットサービスにて職務経歴書の作成方法を詳細に説明していますのでこちらも参考にしてみてくださいね。

参考:ハローワークインターネットサービス 職務経歴書

ouboshorui_pamphlet_202005 (mhlw.go.jp)

まとめ

仕事の探し方第2弾として『応募書類の書き方』編をお送りしました。応募書類は採用担当者に面接していただく為の自身のプレゼンテーションツールです。今までの経験や実績を振り返り自身の強みや興味を強くアピールしましょう。
そのためにも第1弾の『自分自身を知る』ことがとても重要なのです。
応募書類作成に不安がある方はお近くのハローワークや人材サービス会社へ相談することができます。当社アシタバへもお気軽にお問合せください。

次回は 仕事の探し方ー求職活動編ー を予定しています。

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